انواع الدفاتر المحاسبية

* انواع الدفاتر المحاسبية *

 

ان المجموعة الدفترية تعتبر واحدا من أهم عناصر النظام المحاسبي الجيد .

وقد تم الاجتهاد في تصنيف الدفاتر المحاسبية إلى مجموعات ثلاثة :

1-    الدفاتر المحاسبية الإلزامية.

2-    الدفاتر المحاسبية غير الإلزامية.

3-    الدفاتر المحاسبية الإحصائيـة .

 

اولا : الدفاتر المحاسبية الإلزامية :

لقد ألزمت التشريعات المنشآت بإمساك بعض الدفاتر والتي تم الاجتهاد بتسميتها الدفاتر الإلزامية وهذه الدفاتر

1-    دفتر اليومية العام.

2-    دفتر الجرد والميزانية.

3-    دفتر (ملف) صور الرسائل الواردة والصادرة.

 

* دفتر الجرد والميزانية :

وقد أوجبت التشريعات بإمساك "دفتر الجرد والميزانية" بهدف إظهار تفاصيل البضاعة الموجودة لدى المنشآت ومقارنة رصيدها الدفتري برصيدها الفعلي لمعرفة الفروقات بينهما في حالة وجودها ولمعالجة أي نقاط ضعـف قـد تظهر في عملية الرقابة على المخزون السلعي .

إلى أن دفتر الجرد والميزانية يتضمـن صـورة عـن الميزانية العمومية للمنشأة في نهاية كل سنة لإظهار موجودات ومطلوبات المنشأة.

وعلى الرغم من إلزام التشريعات للتجار بإمساك دفتر الجرد والميزانية إلا أنه لم يتدخل في تصميـم هـذا الدفتر وتـرك حرية تصميمـه للتاجر وذلك انسجاماً مع احتياجات هذا التاجر وطبيعة اعماله.

 

* دفتر (ملف) صور الرسائل الواردة والصادرة :

تم جعله إلزامياً ليتضمـن صـورة عـن كافة المراسلات الواردة للمنشأة من الغير وكذلك المراسلات الصادرة من المنشأة للغير، والهدف من ذلك هو سهولة الرجوع إلى أي مراسلة تمت إذا استدعى الأمر ذلك.

 

* اهم الشروط الواجب توفرها في الدفاتر الإلزامية :

1-    وجوب استعمال قلم الحبر الجاف في تسجيل العمليات .

2-    أن تكون هذه الدفاتر خالية من أي كشط أو شطب او تحشية بين السطور ووجوب خلوها من الفراغات والصفحات الفارغة .

3-    وجوب ترقيم صفحات هذه الدفاتر بأرقام متسلسلة مع التوقيع عليها من قبل مراقـب السجل التجاري وذلك لضمـان عـدم التلاعب بها.

4-    وجوب الاحتفاظ بهذه الدفاتر لمدة 10 سنوات ابتداء من تاريخ انتهاء العمل بها باعتبارها وثيقة قانونية يحتج بها أمام القضاء.

 

ثانيا : الدفاتر المحاسبية غير الإلزامية :

 وهي تلك الدفاتر التي لم تُلزم التشريعات بإمساكها إلا ان بعض المنشآت تمسك هذه الدفاتر لأغراض محاسبية وتنظيمية وذلك تسهيلاً لمهمة المحاسب .

ومن الدفاتر المحاسبية غير الإلزامية:

1-    دفتر الأستاذ العام.

2-    دفتر الإيرادات والمصاريف.

3-    بعض دفتر الإيرادات والمصاريف..

 

* دفتر الإيرادات والمصروفات :

ويستخدم بعض المحاسبين دفترا خاصاً لمقابلة الإيرادات بالمصاريف حيـث تخصص بعض صفحات هذا الدفتر لإظهار تفاصيل الإيرادات المحققة خلال فترة زمنية معينة وبقية صفحاته لظهر تفاصيل المصاريف المترتبة خلال تلك الفترة الزمنية.

* الدفاتر المساعدة الاخرى :

ان هذه الدفاتر المساعدة ما يحددها حجم وطبيعة أعمال كل منشأة كان تخصص دفترا لإظهار العمليات المتعلقة بالبضاعة بيعاً وشراء.

 

ثالثا : الدفاتر المحاسبية الاحصائية :

قد تستلزم ضخامة أعمال المنشآت توفير دفاتر إحصائيـة لبعـض الجوانب سجلاً إحصائياً يظهر مبيعات المنشاة في الأسواق المختلفة أو مشتريات كل فرع من فرع المنشاة وهكذا..

والهدف من هذه الدفاتر المحاسبية الإحصائية هو إظهار تحليل تفصيلي لنشاطات فروع المنشاة أو أقسامها المختلفة.

 

 

دفتر اليومية العام :    General Journal

لقد جاءت تسمية هذا الدفتر من طبيعته فهو دفتر يومية تسجل فيـه العمليات المالية يوماً بيوم وحسب تسلسل حدوثها الزمني.

وهـو دفـتـر عـام لأنه يشمل كافة العمليات المالية التي تمت في المنشأة، ويعتبر دفتر اليوميـة العـام أهـم الدفاتر المحاسبية على الإطلاق ، إذ يتضمن تفاصيل ما تم في المشروع، وعلى الرغـم مـن ان هذا الدفتر إلزامياً إلا أن القانون لم يتدخل في كيفية تصميم وتنظيـم شكل هذا الدفتر. وجرى العرف المحاسبي على تسطير هذا الدفتر وفق نمـوذج معين.

 

* حيث تضم كل صفحة من صفحات هذا الدفتر سبع خانات:

·        الخانة الأولى : للمبالغ المدينة حيث تختصر كلمة المدينة بحرف منه

·        الخانة الثانية : للمبالغ الدائنة حيث تختصر كلمة الدائنة بحرف له

·        الخانة الثالثة : لطرفي القيد وشرح العملية المالية.

·        الخانة الرابعة : لرقم القيد المتسلسل في الصفحة .

·        الخانة الخامسة : لرقم المستند المؤيد لصحة العملية.

·        الخانة السادسة : لرقم صفحة دفتر الأستاذ المخصصة لكل حساب من الحسابات الظاهرة في دفتر اليومية العام.

·        الخانة السابعة : لإظهار تاريخ حدوث وتسجيل العملية.  

 

 

 

* وعليه فإن ترويسة صفحات هذا الدفتر تأخذ الشكل الآتي :

 

        صفحة رقم (.........)

المبالغ		الـبـيــان	رقم القيد	رقم المستند	رقم صفحة دفتر الاستاذ	التاريخ
منه	له

 

 

 

دفتر الأستاذ العام :    General Ledger

على الرغم من كون دفتر الأستاذ العام دفترا محاسبياً غير إلزامي إلا أنـه شـائع الاستعمال لاهميته  ولارتباطه الوثيق بدفتر اليومية العام.

حيث ان المحاسبة هي علم يشتمل على مجموعة من القواعـد والمبادئ والأسس والنظريات التي تستخدم في تحليل وتسجيل وتبويب وتصنيـف العمليات المالية .

حيث انه من خلال ادخال العمليات المالية وترحيلها الى دفتر الأستاذ العام يتم توضيح كيفية تبويب هذه العمليات المالية.

 إذ يعتبر دفتر الأستاذ العام هو الوعاء الذي من خلاله يتم تبويب العمليات المالية المحللة والمسجلة سابقاً، إذ أن المحاسب يخصص صفحة مستقلة في هذا الدفتر لكل حساب من الحسابات الظاهرة في دفتر اليومية العام وضمن هذه الصفحة يظـهر كافة العمليات المؤثرة على هذا الحساب.

فـإن افترضنـا مثـلاً أن الصفحة الثانية في دفتر الأستاذ العام مخصصة لحساب الصنـدوق فإنـه يتـم إظهار كـل العلميـات المرتبطة بالصندوق في هذه الصفحة سواء تلك التي أدت إلى زيادة الصندوق أو نقصانه .

 

 

* يأخذ هذا الدفتر احد الشكلين على النحو التالي :

اولا : دفتر الاستاذ العام التقليدي (ذو الجانبين) :

 

حـ / ....................                                                   صفحة رقم (.............)

منه					له
المبلغ	البيان		رقم صفحة اليومية	التاريخ	المبلغ	البيان		رقم صفحة اليومية	التاريخ

 

كما نلاحظ فإن الدفتر متناظر الجانبين حيث انه يخصص الجانب الأيمن (منه) - للعمليات المدينة ويخصص الجانب الأيسر (له) للعمليات الدائنة وكل جانب يشتمل على ما يلي :

1-    خانة للمبالغ بالفلس والدينار.

2-    خانة للبيان لإظهار الطرف الآخر من العملية المالية المؤثرة على هذا الحساب .

3-    خانة لصفحة دفتر اليومية العامة التي ظهر فيها القيد المنقول إلى هذه الصفحة

4-    خانة لتاريخ حدوث وتسجيل العملية المالية.

 

 

ثانيا : دفتر الأستاذ ذو الرصيد المتحرك (الأربعة أعمدة):

 يمكـن مـن خـلال هذا النموذج معرفة الرصيد بعد كل عملية مباشرة وهـذا الأسلوب هـو المطبـق حقيقة في الحيـاة العملية.

ويجب معرفة أن النتيجة واحـدة فيمـا لـو طبق دفتر الأستاذ التقليـدي ذو الخانتين أو دفتر الأستاذ ذو الأربعة أعمدة.

 

وفيما يلي نموذج لصفحة دفتر الأستاذ ذو الرصيد المتحرك (الأربعة أعمدة) :

 

حــ / ........................                                              صفحة رقم (..............)

الرصيد		حركة الحساب		البيان	رقم صفحة دفتر اليومية	التاريخ
مدين	دائن	مدين	دائن

 

نلاحظ ان هذا النموذج يتكون من  :

1-    خانة الرصيد : والذي يبين رصيد الحساب بعـد كـل عمليـة وقـد خصص عمودها لاستعماله في حالة كون رصيد الحساب مدين والعمود الآخر خصص لاستعماله في حالة كون رصيد الحساب دائن .

2-    خانة حركة الحساب : ويخصص عمودان لإظهار حركة العمليات أحدهمـا يـكـون لإظهار مبالغ العمليات التي يكون فيها الحساب مدينـا والآخر لإظهار مبالغ  العمليات التي يكون فيها الحساب دائنا.

3-    خانة البيان : الإظهار طبيعة العملية المالية المؤثرة على هذا الحساب .

4-    خانة رقم صفحة اليومية : والذي يبين فيه رقم صفحة اليومية الذي رحلت منه هذه العملية المالية الخاصة في حساب دفتر الأستاذ المعد.

5-    خانة التاريخ : والذي تبين تاريخ حدوث العملية المالية وتسجيلها في دفتر اليومية .

 

 

وعند الحديث عن دفتر الأستاذ العام فإنه لابد من فهم ثلاثة مدلولات أساسية ي: الترحيل، الترصيد، إعادة فتح الحساب ( للاطلاع على الية الترحيل والترصيد واعادة فتح الحسابات اضغط هنا )